Klachtenregeling
Kantoorklachtenregeling (Newstate Law & Legal)
10.1 Algemene bepalingen
10.1.1 Voor een uitgebreide klachtenregeling wordt u verwezen naar de kantoorklachtenregeling.
10.1.2 In dit reglement wordt verstaan onder:
- Klacht: elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
- Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
- Klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht.
10.1.3 Eenieder heeft het recht om over de wijze waarop een medewerker of advocaat van Newstate Law & Legal zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen.
10.1.4 Het kantoor draagt er zorg voor dat de behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten zorgvuldig geschiedt.
10.2 Indiening van een klacht
10.2.1 De klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij de aan het kantoor verbonden klachtenfunctionaris, zijnde mevrouw mr. N. Zeeman, advocaat te Zoetermeer, voor familie- en personenrecht. Bij afwezigheid van mevrouw mr. N. Zeeman zal als vervangende klachtenfunctionaris optreden mr. R.S. Frickus Sewdajal. Ten aanzien van het rechtsgebied Asielrecht en strafrecht zal als klachtenfunctionaris optreden mr. A. Jankie, advocaat te ’s-Gravenhage. Bij afwezigheid van mr. A. Jankie zal als vervangende klachtenfunctionaris optreden mr. R.S. Frickus Sewdajal. Ten aanzien van het rechtsgebied civiel recht zal als klachtenfunctionaris optreden mr. A. Vijftigschild. Bij afwezigheid van mr. A. Vijftigschild zal als vervangende klachtenfunctionaris optreden mr. R.S. Frickus Sewdajal.
10.2.2 Indien de klacht niet wordt ingediend bij de (vervangende) klachtenfunctionaris maar bij een medewerker van Newstate Law & Legal, zal de medewerker de klacht ter kennis brengen van de desbetreffende (vervangende) klachtenfunctionaris.
10.2.3 De klacht dient ten minste te bevatten:
- de naam en het adres van klager;
- de datum van indiening van de klacht;
- Een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.
10.2.4 De (vervangende) klachtenfunctionaris bevestigt binnen 14 werkdagen de ontvangst van de klacht.
10.2.5 Bij de ontvangstbevestiging wordt klager op de hoogte gesteld van het verloop van de klachtenprocedure.
10.3 Behandeling van een klacht
10.3.1 De klacht zal worden behandeld door de (vervangende) klachtenfunctionaris.
10.3.2 Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen wordt klager – onder mededeling van de reden – daarvan door de (vervangende) klachtenfunctionaris op de hoogte gesteld.
10.3.3 Wanneer een klacht wordt ingediend wordt de medewerker waartegen de klacht zich richt op de hoogte gesteld van de klacht.
10.3.4 De (vervangende) klachtenfunctionaris bepaalt of klager en degene op wie de klacht betrekking heeft worden gehoord.
10.3.5 De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt meegedeeld door de (vervangende) klachtenfunctionaris.
10.3.6 De (vervangende) klachtenfunctionaris zal binnen 6 weken na ontvangst de klacht afhandelen. De (vervangende) klachtenfunctionaris tracht samen met de client en degene over wie is geklaagd samen tot een oplossing te komen. Indien nodig kan de (vervangende) klachtenfunctionaris de termijn waarin de klacht dient te zijn afgehandeld met 6 weken verlengen.
10.3.7 Tegen de beslissing kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld.
10.4 Analyse van de klacht
10.4.1 Eenmaal per jaar analyseert de (vervangende) klachtenfunctionaris de klachten.
10.4.2 Indien nodig doet de (vervangende) klachtenfunctionaris voorstellen aan het bestuur van Newstate Law & Legal om de dienstverlening te verbeteren