Selecteer een pagina

Algemene voorwaarden

Algemene Voorwaarden Nieuwstaete Advocaten B.V. per 1 januari 2021

  1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder: 
Nieuwstaete Advocaten B.V.: de op basis van een arbeidsovereenkomst of anderszins aan het kantoor verbonden advocaten, zowel gezamenlijk als ieder afzonderlijk; 
Cliënt: de contractspartij van het kantoor;
Honorarium: de financiële vergoeding (tijdsevenredig of anderszins) die het kantoor voor de uitvoering van de opdracht maakt.

  1. Algemene bepalingen

2.1 Het kantoor, Nieuwstaete Advocaten B.V., is een besloten vennootschap en heeft haar hoofdvestiging aan de Nieuwlandstraat 130, 2729 DX te Zoetermeer, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel ‘s- Gravenhage onder nummer 81192592. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel ‘s-Gravenhage en zijn gepubliceerd op de website www.nieuwstaete-advocaten.nl.

2.2 Alle opdrachten worden met terzijdestelling van de artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW, uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door het kantoor. Nieuwstaete Advocaten B.V. is de enige contractuele wederpartij van de opdrachtgever of cliënt.

2.3 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen Nieuwstaete Advocaten B.V. en cliënt, alsmede op alle nieuwe overeenkomsten en verdere alle (rechts)handelingen van Nieuwstaete Advocaten B.V. met, voor of jegens cliënt, inclusief buitencontractuele verbintenissen. Alle bedingen in deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van personen die zijn betrokken bij de vervulling van de opdrachten en/of personen die enige aansprakelijkheid hebben in dat verband.

2.4 Deze versie van de algemene voorwaarden treedt in de plaats van alle eerdere door Nieuwstaete Advocaten B.V. gehanteerde versies van de algemene voorwaarden. Daaronder zijn inbegrepen de eventuele op de achterzijde van briefpapier van Nieuwstaete Advocaten B.V. afgedrukte algemene voorwaarden. Alle eerdere versies van de algemene voorwaarden dan deze zijn derhalve niet van toepassing op overeenkomsten vanaf 1 januari 2021.

  1. Opdrachten

3.1 Nadat door een cliënt een opdracht is verstrekt, komt eerst dan een overeenkomst tot stand, wanneer Nieuwstaete Advocaten B.V. deze schriftelijk dan wel mondeling heeft aanvaard. Ten aanzien van de totstandkoming van een opdracht zal Nieuwstaete Advocaten B.V. slechts worden vertegenwoordigd door een aan Nieuwstaete Advocaten B.V. verbonden advocaat.

Ná verzending van de opdrachtbevestiging en de ontvangst van een (voorschot)betaling, zal met de belangenbehartiging een aanvang worden genomen, behoudens indien Nieuwstaete Advocaten B.V. schriftelijke andersluidende afspraken maakt, bijvoorbeeld in spoedeisende kwesties.

3.2 Op de overeenkomst van opdracht tussen Nieuwstaete Advocaten B.V. en de cliënt is het Nederlandse recht van toepassing.

3.3 De cliënt stemt ermee in dat Nieuwstaete Advocaten B.V. in overleg met de cliënt (bepaalde delen van) de opdracht laat uitvoeren door één of meer aan Nieuwstaete Advocaten B.V. verbonden advocaten en/of juridisch medewerkers onder haar verantwoordelijkheid.

3.4 De werking van de artikelen 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW wordt uitgesloten.

3.5 Nieuwstaete Advocaten B.V. zal zich inspannen de overeenkomst met cliënt met de vereiste zorgvuldigheid en deskundigheid uit te voeren en het door de cliënt gewenste resultaat te bereiken, doch garandeert niet dat dit resultaat wordt bereikt. De uitvoering van de overeenkomst geschiedt uitsluitend ten behoeve van cliënt. Cliënt zal aan Nieuwstaete Advocaten B.V. alle informatie verstrekken die van belang kan zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst, evenals alle informatie die het kantoor verlangt. Cliënt staat in voor de juistheid en volledigheid van alle aan Nieuwstaete Advocaten B.V. verstrekte informatie.

3.6 Nieuwstaete Advocaten B.V. zal zich bij de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden alleen laten leiden door het belang van de cliënt. Daarbij zal de geldende regelgeving in acht worden genomen, waaronder de gedragsregels voor advocaten en de verordeningen en richtlijnen van de Nederlandse Orde van Advocaten.

3.7 Derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden geen rechten ontlenen. De cliënt vrijwaart Nieuwstaete Advocaten B.V. van vorderingen van derden die stellen schade te hebben geleden door of verband houdende met door Nieuwstaete Advocaten B.V. ten behoeve van de cliënt verrichte werkzaamheden.

3.8 Nieuwstaete Advocaten B.V. zal eerst na overleg met de cliënt derden inschakelen, zoals een deurwaarder of een taxateur. Cliënt wordt geacht de opdracht aan door Nieuwstaete Advocaten B.V. te zijnen behoeve ingeschakelde derden te hebben gegeven, onverlet de gedragsregels van de beroepsorganisaties. Nieuwstaete Advocaten B.V. zal bij het inschakelen van derden de nodige zorgvuldigheid aan de dag leggen, doch aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade als gevolg van de handelwijze van voornoemde derde(n). Nieuwstaete Advocaten B.V. is gemachtigd bij de inschakeling van derden namens cliënt een beperking van aansprakelijkheid te aanvaarden. De toepasselijkheid van artikel 6:76 BW is uitgesloten.

3.9 Vanaf het moment dat de opdracht en daardoor tussen partijen een zakelijke relatie tot stand is gekomen, zullen partijen in het kader van de uitvoering van de opdracht uitsluitend communiceren per brief, per fax, per e-mail, telefonisch via het telefoonnummer van Nieuwstaete Advocaten B.V., of in persoon. Er wordt niet gecorrespondeerd via sms-berichten of diensten zoals WhatsApp. Dit geldt ook voor eventuele nieuwe juridische zaken die niet onder de bestaande opdracht vallen, zolang deze opdracht nog niet is voltooid.

3.10 Standaard wordt elk processtuk en alle correspondentie met betrekking tot de opdracht aan cliënt gezonden per post, per fax en/of per e-mail, zodat cliënt te allen tijde beschikt over een complete versie van het dossier.

  1. Persoonsgegevens

4.1 Ten behoeve van het aannemen en uitvoeren van opdrachten en het beheer van haar relatiebestand verwerkt Nieuwstaete Advocaten B.V. persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De gegevensverwerking vindt plaats in overeenstemming met het privacybeleid van Nieuwstaete Advocaten B.V..

4.2 De cliënt die zelf persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in de AVG en op grond daarvan gehouden is de voorschriften van de AVG na te leven, zal in dat kader de informatie aan Nieuwstaete Advocaten B.V. verstrekken waartoe hij ingevolge de AVG verplicht is en zulks binnen de daarvoor geldende termijn.

4.3 De cliënt vrijwaart Nieuwstaete Advocaten B.V. en haar personeel voor aansprakelijkheid of schade, die gegrond is op althans geleden is ten gevolge van onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens, welke (namens) de cliënt heeft (zijn) verstrekt in het kader van de opdracht.

4.4 Nieuwstaete Advocaten B.V. en de cliënt informeren elkaar zo spoedig mogelijk als blijkt van een inbreuk op de persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van de opdracht. Nieuwstaete Advocaten B.V. en de cliënt plegen overleg alvorens wordt overgegaan tot het informeren van betrokkenen of derden zoals toezichthouders. Stelt een toezichthouder een onderzoek in naar de verwerking van persoonsgegevens, dan informeren Nieuwstaete Advocaten B.V. en de cliënt elkaar eveneens zo spoedig mogelijk.

  1. Aansprakelijkheid

5.1 De aansprakelijkheid van Nieuwstaete Advocaten B.V. en haar werknemers is steeds beperkt tot het bedrag of de bedragen waarop de door Nieuwstaete Advocaten B.V. gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft.

5.2 Als om welke reden dan ook geen uitkering op grond van voormelde verzekering zal plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het door Nieuwstaete Advocaten B.V. in de desbetreffende zaak in het desbetreffende jaar in rekening gebrachte honorarium exclusief overige kosten.

5.3 Nieuwstaete Advocaten B.V. is een samenwerkingsverband aangegaan met mr. D.M.M. Scholten (advocaat) en mr. P.A.L.C. Lamme (fiscalist). Dit samenwerkingsverband brengt echter niet met zich mede, dat de werkzaamheden van mr. Scholten en mr. Lamme worden verricht onder verantwoordelijkheid van Nieuwstaete Advocaten B.V.. Indien en voor zover mr. Scholten en/of mr. Lamme uit welken hoofde dan ook aansprakelijk wordt (worden) voor enige schade jegens een cliënt of een derde, aanvaardt Nieuwstaete Advocaten B.V. uitdrukkelijk geen enkele mede-aansprakelijkheid ter zake en zal Nieuwstaete Advocaten B.V. derhalve niet overgaan tot vergoeding van enig bedrag.

  1. Derdengelden

6.1 Gelden die Nieuwstaete Advocaten B.V. ten behoeve van de cliënt onder zich houdt, worden geplaatst op een bankrekening van de Stichting Beheer Derdengelden Mr. R.S. Sewdajal. Ter compensatie van de kosten van administratie en beheer van de rekening, wordt over derdengelden als hier bedoeld geen rente vergoed.

  1. Declaratie/honorarium/kosten

7.1 Voor de uitvoering van de opdracht is de cliënt aan Nieuwstaete Advocaten B.V. een honorarium, vermeerderd met kantoorkosten en BTW, verschuldigd. Onder kantoorkosten worden verstaan de niet te specificeren kantoorkosten, zoals porti, telefoon, telefax, fotokopieën etc. Deze kantoorkosten worden forfaitair vastgesteld op 5% van het honorarium.

7.2 Daarnaast komen eventuele verschotten voor rekening van de cliënt. Onder verschotten worden verstaan kosten, zoals vastrecht (griffierecht), deurwaarderskosten, procureurskosten en dergelijke.

7.3 Tenzij anders overeengekomen, wordt het aan Nieuwstaete Advocaten B.V. toekomende honorarium berekend op basis van de ten kantore vastgestelde uurtarieven.

7.4 Nieuwstaete Advocaten B.V. is gerechtigd voornoemde uurtarieven jaarlijks op 1 januari te wijzigen.

7.5 Ten aanzien van het honorarium is Nieuwstaete Advocaten B.V. gerechtigd één of meerdere voorschotten in rekening te brengen. Deze voorschotten zullen bij tussentijdse declaraties dan wel bij de einddeclaratie worden verrekend.

7.6 Als geen voorschot in rekening is gebracht, zal het honorarium regelmatig tussentijds worden gedeclareerd.

  1. Betaling

8.1 Betaling van de declaratie dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening, te geschieden binnen 14 dagen na declaratiedatum. Bij overschrijding van deze termijn is de cliënt vertragingsrente gelijk aan de geldende wettelijke rente verschuldigd.

8.2 De kosten verbonden aan de betaling komen voor rekening van de cliënt.

8.3 Betaling door de cliënt houdt erkenning van de verschuldigdheid van de declaratie(s) in.

8.4. Indien Nieuwstaete Advocaten B.V., zelf dan wel door middel van derden, invorderingsmaatregelen neemt tegen de cliënt, dan komen de kosten hiervan, waaronder de incassokosten overeenkomstig het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, de administratiekosten en de voorschotten, voor rekening van de cliënt.

8.5 De ontvangen gelden strekken eerst in mindering op de gemaakte invorderingskosten, vervolgens op de verschenen rente en ten slotte op de hoofdsom en de lopende rente.

8.6 Indien de cliënt in verzuim is met de betaling van de declaratie(s), heeft Nieuwstaete Advocaten B.V. naast de genoemde invorderingsmogelijkheden het recht om haar werkzaamheden ten behoeve van de cliënt op te schorten dan wel te staken.

Nieuwstaete Advocaten B.V. is slechts dan bevoegd gebruik te maken van dit opschortings- en stakingsrecht, nadat de cliënt daarvan vooraf op de hoogte is gesteld en de cliënt nog een korte termijn is geboden om alsnog aan zijn betalingsverplichtingen te voldoen dan wel een andere advocaat te zoeken. Nieuwstaete Advocaten B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade, die de cliënt lijdt, welke ontstaat als gevolg van een opschorting dan wel staking van de werkzaamheden zoals hier bedoeld.

8.7 Nieuwstaete Advocaten B.V. zal slechts het dossier van de cliënt aan cliënt of aan een door de cliënt benaderde advocaat overdragen nadat cliënt alle openstaande declaraties aan Nieuwstaete Advocaten B.V. heeft voldaan.

8.8 Overeenkomstig artikel 3.10 beschikt cliënt te allen tijde over een complete versie van het dossier. Indien cliënt desondanks op enig moment stukken uit het dossier wenst te ontvangen, dient het verzoek daartoe uitdrukkelijk per e-mail te worden gedaan. Voor het ontvangen van afschriften van uitsluitend de processtukken uit het dossier, zal een bedrag van € 50,– (inclusief BTW) verschuldigd zijn. Voor een afschrift van het volledige dossier, waaronder begrepen de processtukken en alle correspondentie uit het dossier, zal een extra bedrag van € 25,– in rekening worden gebracht, zijnde in totaal € 75,– (inclusief BTW). Pas nadat het verschuldigde bedrag is voldaan, zullen de desbetreffende afschriften worden verstrekt.

  1. Archivering

9.1 Na het einde van de opdracht worden de in het dossier aanwezige originele stukken op diens verzoek aan de cliënt verstrekt. Het dossier wordt na het einde van de zaak bewaard gedurende de wettelijke termijn en staat ter beschikking van cliënt. Mede gelet op de artikelen 3.10 en 8.8 kunnen voor het verstrekken van (delen van) het dossier, afhankelijk van de omvang van de stukken, beperkte administratieve kosten in rekening worden gebracht.

  1. Klachtenregeling Nieuwstaete Advocaten B.V.

10.1 Algemene bepalingen

10.1.1 In dit reglement wordt verstaan onder:

  • Nieuwstaete Advocaten B.V.: de op basis van een arbeidsovereenkomst of anderszins aan het kantoor verbonden advocaten, zowel gezamenlijk als ieder afzonderlijk;
  • Klacht: elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door medewerkers van Nieuwstaete Advocaten B.V., door of namens de cliënt kenbaar gemaakt;
  • Klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht indient;
  • Klachtenfunctionaris: degene die de klacht in behandeling neemt;
  • Medewerker: een ieder die werkzaamheden verricht voor Nieuwstaete Advocaten B.V..

10.1.2 Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop een medewerker van Nieuwstaete Advocaten B.V. zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen.

10.1.3 Nieuwstaete Advocaten B.V. draagt er zorg voor dat de behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten zorgvuldig geschiedt.

10.2 Indiening van een klacht

10.2.1 De klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij de klachtenfunctionaris, zijnde mevrouw D.M.M. Scholten. Indien echter de klacht tegen mevrouw D.M.M. Scholten zelve is gericht, dient de klacht te worden ingediend bij de vervangende klachtenfunctionaris, zijnde mevrouw R.S. Sewdajal.

10.2.2 Indien de klacht niet wordt ingediend bij de (vervangende) klachtenfunctionaris maar bij een medewerker van Nieuwstaete Advocaten B.V., zal de medewerker de klacht ter kennis brengen van de (vervangende) klachtenfunctionaris.

10.2.3 De klacht dient ten minste te bevatten:

  • de naam en het adres van klager;
  • de datum van indiening van de klacht;
  • een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht zich richt.

10.2.4 De (vervangende) klachtenfunctionaris bevestigt binnen 5 werkdagen de ontvangst van de klacht.

10.2.5 Bij de ontvangstbevestiging wordt klager op de hoogte gesteld van het verloop van de klachtenprocedure.

10.3 Behandeling van een klacht

10.3.1 De klacht zal worden behandeld door de (vervangende) klachtenfunctionaris.

10.3.2 Indien een klacht niet in behandeling wordt genomen wordt klager – onder mededeling van de reden – daarvan door de (vervangende) klachtenfunctionaris op de hoogte gesteld.

10.3.3 Wanneer een klacht wordt ingediend wordt de medewerker waartegen de klacht zich richt op de hoogte gesteld van de klacht.

10.3.4 De (vervangende) klachtenfunctionaris bepaalt of klager en degene op wie de klacht betrekking heeft worden gehoord.

10.3.5 De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt meegedeeld door de (vervangende) klachtenfunctionaris.

10.3.6 De (vervangende) klachtenfunctionaris zal binnen 4 weken na ontvangst de klacht afhandelen. Indien nodig kan de (vervangende) klachtenfunctionaris die termijn met 4 weken verlengen.

10.3.7 Tegen de beslissing kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld.

10.4 Analyse van de klacht

10.4.1 Eenmaal per jaar analyseert de (vervangende) klachtenfunctionaris de klachten.

10.4.2 Indien nodig doet de (vervangende) klachtenfunctionaris voorstellen aan het bestuur van Nieuwstaete Advocaten B.V. om de dienstverlening te verbeteren

10.5 Privacybeleid

10.5.1 Inleiding
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De AVG brengt meer verplichtingen mee voor organisaties die gegevens verwerken. Men moet met documenten kunnen aantonen dat de juiste organisatorische en technische maatregelen zijn genomen om aan de AVG te voldoen (‘accountability’). Nieuwstaete Advocaten B.V. voldoet aan alle vereisten. Dat kunt u nalezen in onderstaande privacybeleid. Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens (hierna: “gegevens”) van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die contact met ons hebben. Nieuwstaete Advocaten B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens, en betracht daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

10.5.2 Welke gegevens verwerken wij, en met welk doel?
Indien u een opdracht aan Nieuwstaete Advocaten B.V. verstrekt, verwerkt Nieuwstaete Advocaten B.V. uw gegevens. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens. Verder gaat het om gegevens die relevant zijn voor het dossier, waaronder ook gegevens die nodig zijn voor de facturering. Soms worden er ook gevoelige en/of bijzondere gegevens verwerkt tijdens het (mediation)traject. Nieuwstaete Advocaten B.V. kan de opdracht niet uitvoeren zonder verwerking van uw gegevens, en vraagt daarom uw toestemming voor het verwerken daarvan. Nieuwstaete Advocaten B.V. verwerkt geen gegevens afkomstig van bezoek aan onze website (cookies, IP-adressen et cetera). Het kan voorkomen dat Nieuwstaete Advocaten B.V. uw e-mailadres gebruikt om u af en toe een (pers)bericht te sturen of om u uit te nodigen voor een evenement. Indien u deze berichten of uitnodigingen niet wenst te ontvangen kunt u dat bij ons aangeven.

10.5.3 Hoe lang bewaart Nieuwstaete Advocaten B.V. uw gegevens?
Nieuwstaete Advocaten B.V. bewaart (mediation)dossiers conform de eisen van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en conform de fiscale bewaarplicht tot zeven jaar na afloop van het boekjaar.

10.5.4 Met wie delen wij uw gegevens, en hoe worden uw gegevens beveiligd?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier, en worden dus verwerkt door onze ICT provider. Nieuwstaete Advocaten B.V.  heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Ook onze ICT provider heeft passende veiligheidsmaatregelen getroffen.
Wordt er een klacht tegen de mediator c.q. advocaat ingediend inzake uw dossier, dan kunnen uw gegevens worden verstrekt aan de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA) en/of aan de Nederlandse vereniging Familie- en erfrecht Advocaten Scheidingsmediators (vFAS). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld. Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken. 

10.5.5 Wat zijn uw rechten?
Uw rechten vindt u in de artikelen 15 tot en met 20 van de AVG. Het gaat daarbij onder andere om:
a. het recht op inzage in uw gegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
b. het recht op rectificatie van uw gegevens.
c. het recht om uw gegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).

Voor meer informatie over uw rechten zie de AVG (artikelen 15-20). Voor vragen naar aanleiding van onze privacybeleid kunt u contact opnemen via telefoonnummer 079-331 1065 en e-mail: info@nieuwstaete-advocaten.nl

10.6 Overig

10.6.1 Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 januari 2021.